关于行政机关公文写作的基础知识

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关于行政机关公文写作的基础知识
第一部分 基本知识
第一部分 基本知识
一、概念
行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。
公文处理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。
公文处理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全。公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其它有关规定，确保国家秘密的安全。
二、公文种类
（一）命令（令）
适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。
（二）决定
适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。
（三）公告
适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。
（四）通告
适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。
（五）通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
（六）通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。
（七）议案
适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
（八）报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
（九）请示
适用于向上级机关请求指示、批准。
（十）批复
适用于答复下级机关的请示事项。
（十一）意见
适用于对重要问题提出见解和处理办法。
（十二）函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。
（十三）会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
公文格式和行文规则
三、公文格式
（一）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称；联合行文，主办机关排列在前。
（二）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。联合行文，只标明主办机关发文字号。
如：独政办发〔2008〕3号
（三）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
（四）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。联合上报的公文，由主办机关加盖印章；联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章。
（五）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
（六）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。
（七）文字从左至右横写、横排。在民族自治地方，可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。
（八）公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。表格的表头始终朝左。
四、行文规则
（一）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。
（二）政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。
部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。
（三）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。
（四）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。
 “报告”不得夹带请示事项。
（五）除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
五、发文办理
（一）符合国家的法律、法规及其他有关规定。
（二）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。（公文的基本要求）
（三）人名、地名、数字、引文准确。特别注意：人名、职务、机构、地名等不能出现错误或别字。同一名词在同一篇公文中应前后一致。
（四）引用公文应当先引标题，后引发文字号。
如：根据市《关于加强**的通知》（克独政发〔2008〕8号）精神，……
（五）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”，第四层为“（1）”。
（六）文内使用非规范化简称时，应当先用全称并注明简称。
（七）公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
如：三心二意、一二十人。
（八）公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋字，文中小标题可用3号小标宋或黑体字。每面22行，每行28个字。
（九）用印。中套，下套。
（十）印章与正文同处一面，不得采用标识“此页无正文”的方法解决。
（十一）公文的各要素划分为：眉首、主体、版记三部分。
公文写作的一般步骤
第二部分  公文写作实务
 
公文写作的基本要求是： (1)要保证公文内容在政治上的正确性。(2)要实事求是，在业务上符合客观规律。(3)在文字表述上准确、鲜明、生动、符合语法逻辑。(4)公文起草要符合统一规定的体式与程序。
一、公文写作的一般步骤
（一）公文写作前的准备
1.明确行文目的和要求。（为什么要写）
2.确立公文主题。（写作观点）
3.选定公文文种。
在写作公文前，要弄清楚这个文件具有或者说应该发挥什么作用，是在什么背景下写这个文件材料。根据写作的背景、目的、主题、受文对象等（为什么要写；要达到什么目的，是安排工作、通报情况，还是解决困难问题；文件是写给哪个部门，是上行、平行还是下行），确定采取哪个文种。一般说来：
（1）要对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤消下级机关不适当的决定事项，选择“决定”文种。如：

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